برنامه ریزی و کنترل پروژه

 اهمیت برنامه ریزی و کنترل پروژه اخیراً در بسیاری از کارهای مدیریتی رو به افزایش است. این مهم شامل برنامه ریزی، نظارت و کنترل فعالیت های فنی، زمان بندی، مصالح مورد نیاز و هزینه های احتمالی برای توسعه پروژه است.

تجزیه و تحلیل کلی پروژه و برآورد آن برای اقدامات کنترلی با هدف دستیابی به نتایج مورد توافق، اجرای صحیح فرآیند کار و به حداقل رساندن ضررهای مالی، از اهداف اصلی کنترل پروژه است.

 

پروژه چیست ؟

پروژه به مجموعه یی هماهنگ از فعالیتها اطلاق میشود که تنها برای یکبار صورت گرفته و یک طرح یا ایده را در مدت زمان معین و با استفاده از منابع تعیین شده قبلی و رعایت مشخصات و کیفیت توافق شده عینیت بخشیده و اهداف مشخصی را فراهم آورد.

به عبارت دیگر ، پروژه تلاشی است موقت برای ایجاد یک محصول یا خدمت واحد.

ویژگیهای یک پروژه

1-هدفمند است.   2-شروع و اتمام دارد.   3-تجزیه و تحلیل و تامین منابع می طلبد.   4-نیازمند برنامه ریزی می باشد.   5- نیاز به سازمانی برای کنترل و رهبری دارد.

6-سازمان پروژه یک ساختار موقت دارد.   7-پروژه پدیدده یی یونیک می باشد.

انواع پروژه

1-پروژه اجرایی  :      مثال : احداث پالایشگاه ، احداث سد ، احداث ساختمان و …

2-پروژه مطالعاتی و تحقیقاتی :      مثال : مطالعه نوجیه اقتصادی یک پروژه ، مطالعات اجتماعی و فردی یک منطقه یا شهر و …

3-پروژه خدماتی :     مثال : زیباسازی شهر ، بهبود ترافیک ، دفع زباله و …

برخی تعاریف مهم در پروژه

1-فعالیت : به کوچکترین جزء عملیاتی تشکیل دهنده یک پروژه گفته می شود.   مثال : جوشکاری

2-مدت فعالیت : به مدت زمان انجام یک فعالیت در پروژه گفته می شود.

3-منابع : به کلیه امکانات و وسایلی که برای انجام یک فعالیت مورد نیاز است گفته می شود.

که به سه دسته تقسیم می شود :

الف-منابع انسانی   ب-ماشین آلات و تجهیزات   ج-مواد و مصالح

مراحل انجام پروژه

مراحل اجرای پروژه ها ، چرخه عمر آنها نام دارد.

1-امکان سنجی و مطالعات اقتصادی    2-طراحی و مهندسی   3-تدارکات و امور کالا   4-سیویل و ساختمان    5-نصب و راه اندازی

مشخصات کلی چرخه های عمر پروژه

الف- میزان مصرف هزینه ها و استفاده از نیروی انسانی در مراحل اولیه پروژه ها عموما کمتر بوده و به مرور افزایش یافته و هنگامی که پروژه به خاتمه نزدیک می شود ، این میزان به سرعت کاهش می یابد.

ب- درمراحل اولیه پروژه ، احتمال موفقیت در انجام تعهدات و حصول کامل به نتایج از پیش تعیین شده ، کمتر است و بدین لحاظ میزان ریسک و عدم قطعیت بیشتر می باشد.

ج- اغلب برآوردها و پیش بینی ها در مراحل آغازین پروژه دقیق نیست.

 

 

 

مدیریت پروژه در برنامه ریزی و کنترل پروژه

عبارت است از بکارگیری دانش ها ، مهارت ها ، ابزار و تکنیک های لازم در اداره جریان اجرای فعالیت ها ، به منظور رسیدن به اهداف پروژه.

مدیریت پروژه در برگیرنده فرآیندهای آماده سازی برای شروع ، برنامه ریزی ، اجرا ، کنترل و اختتام پروژه می باشد ، به طوری که پروژه در قالب محدودیت های زامن ، هزینه و کیفیت به اهداف مشخص خود رسد.

مدیریت پروژه ، فرآیندی است که اهداف هزینه یی ، زمانی ، عملکردی (کمی و کیفی ) پروژه را با موفقیت فراهم آورد.

 

 

ابعاد مدیریت پروژه

مدیریت پروژه سه بعد دارد :

1-سطوح : استراتژیک ، تاکتیکی    2-فرآیند : برنامه ریزی ، ساماندهی ، اجرا ، کنترل    3-عناصر : دامنه ، سازمان ، کیفیت ، هزینه ، زمان ، ریسک

 

استاندارد  PMBOK در برنامه ریزی و کنترل پروژه

معروفترین استاندارد در بین استانداردهای مدیریت پروژه ، استاندارد دانش مدیریت پروژه است

 PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDEGE

که توسط  PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE   تهیه و توسعه داده شده است.

ویرایش نخست این استاندارد در سال 1996 و ویرایش ششم آن ( آخرین ویرایش ) در سال 2017 منتشر شده است.

ساختار PMBOK

الف- بخش اول : چهارچوب مدیریت پروژه

شامل سه قسمت است : 1-کلیات 2-چرخه حیات و سازمان پروژه 3-فرآیندهای مدیریت پروژه

ب- بخش دوم : حیطه دانش مدیریت پروژه

شامل ده حیطه مختلف می باشد : 1-مدیریت یکپارچگی پروژه  2-مدیریت محدود پروژه  3-مدیریت زمان پروژه  4- مدیریت هزینه پروژه  5-مدیریت کیفیت پروژه  6-مدیریت منابع انسانی پروژه  7-مدیریت ارتباطات پروژه  8- مدیریت ریسک پروژه  9-مدیریت تدارکات پروژه  10- مدیریت ذینفعان پروژه

حوزه های دانش مدیریت پروژه

الف- سطوح دانش پایه یی : مدیریت محدوده ، زمان ، هزینه و کیفیت

این سطوح : مستقیما منجر به به تولید تحویل شدنی ها و تامین اهداف پروژه می شوند.

ب- سطوح دانش تسهیل کننده : مدیریت منابع انسانی ، ذینفعان ، ارتباطات ، ریسک و تدارکات

این سطوح : حکم وسیله های کمک کننده برای دستیابی به تحویل شدنی ها و اهداف را دارند.

ج- سطح دانش ارتباط دخنده : مدیریت یکپارچگی پروژه

این سح : وظیفه هماهنگ سازی سطوح بالا را داشته و موجب استانداردسازی آنها می گردد.

فرآیندهای مدیریت پروژه در برنامه ریزی و کنترل پروژه

مدیریت پروژه ، فرآیند مجموعه فعالیت های یکپارچه و به هم مرتبط است و موفقیت در مدیریت پروژه ، مستلزم مدیریت بر تعامل بین محدوده ها برای ریدن به اهداف پروژه به بهترین روش ممکن می باشد.

فرآیندهای مدیریت پروژه رابط بین اهداف و محصول پروژه هستند.

برای اجرای هر پروژه ، مجموعه یی از فرآیندهای مختلف صورت می گیرد. هر فرآیند عبارت است از مجموعه فعالیت های لازم برای حصول به یک نتیجه مشخص.

این فرآیندها به دو دسته تقسیم می شوند : فرآیندهای مدیریت پروژه در قالب گروه های فرآیندی و فرآیند های تهیه محصول پروژه در قالب تعیین پرخه حیات پروژه.

لازم به ذکر است گروه های فرآیندی ، مراحل پروژه نیستند.

 

 

گروه های فرآیندی

الف- فرآیندهای آغازین  ب- فرآیندهای برنامه ریزی  ج- فرآیند اجرایی  د- فرآیندهای کنترلی

 ه- فرآیندهای اختتامی

 

 

مدیریت محدوده پروژه

شامل فرآیند های مورد نیاز برای اطمینان از اینکه پروژه شامل تمام کارهای مورد نیاز و صرفا کارهای لازم برای دستیابی به نتایج و اهداف پیش بینی شده و خاتمه موفقیت آمیز پروژه می باشد.

ساختار شکست کار ( WBS ) در برنامه ریزی و کنترل پروژه 

محدوده پروژه اغلب پیچیده بوده و نیازمند شکست به قسمتهای قابل مدیریت و قابل کنترل است.

WBS  یک شکست سلسله مراتبی متوالی پروژه به اجزاء کوچکتر است و کل محدوده و فعالیت های پروژه را به صورت ساختار یافته ، سامان دهی و تعریف می کند.

کاری که در WBS وجود ندارد در محدوده پروژه نیست. اولین مرحله برای ایجاد و تهیه برنامه زمان بندی است که به تخصیص مسئولیت ها برای هر یک قسمتهای کار کمک می کند. هر کار نباید بیش از یک بار در WBS   تعریف شود.

چرا ساختار شکست کار (WBS  )

  1-تعریف قدم هایی منطقی برای تکمیل پروژه و زمانبندی آن      2-بررسی بهنر نواقص ، هم پوشانی ها و چگونگی انجام امور در پروژه

  3-سهولت پیگیری پیشرفت فعالیت ها برای ارزیابی و هدایت کار کل پروژه   4-تشخیص مهارت ها و دانش مورد نیاز برای انجام پروژه و تعداد افراد مورد نیاز پروژه به تفکیک مهارت های لازم

  5-سهولت تشریح و تحویل بخشهای پروژه برای سایر اعضای تیم   6-اطمینان از دیده شدن تمام قدم های اجرایی پروژه و بازشناسی اولویت های آن

  7-سهولت در مدیریت و کنترل پروژه به صورت ساختار یافته و سلسله مراتبی     8-امکان واگذاری کار در قالب بسته های کاری مختلف

  9- امکان تعریف کار در سطوحی از جزییات برای تسهیل در برآورد زمان و هزینه

سطوح ساختار شکست کار ( WBS )

در سطح اول ، کل پروژه به چند فعالیت عمده تقسیم می شود.

در سطح بعدی فعالیتهای عمده به فعالیتهای ریز تقسیم می شود.

فعالیت ( Activity Or Task ) ، کوچکترین واحد کنترل است و به قسمت کوچکی از امور پروژه گفته می شود که دارای زمان بوده و نیازمند منابع و هزینه است.

ساختار شکست کار به عنوان قلب مدیریت پروژه است زیرا کلیه تکنیک های بعدی منوط به ترسیم درست نمودار است و باعث از قلم نیفتادن فعالیتها می گردد.

در تهیه ساختار شکست کار برای یک پروژه فقط فعالیتهای لازم برای تحویل اقلام قابل تحویل پروژه را تشخیص داده و به روابط وابستگی بین فعالیتها توجهی نمی شود.

تحویل شدنی پروژه باید منطبق بر قرارداد و منشور پروژه باشد. برخی از پیمانکاران غیر ماهر ، با شرح خدمات تفصیلی مازاد بر نیاز مشتری ، باعث افزایش محدوده پروژه و بالارفتن هزینه آن می گردند.

روشهای تهیه ساختار شکست کار در برنامه ریزی و کنترل پروژه

1-براساس مراحل اجرایی پروژه     2-بر اساس فرآیند و مونتاژ محصول نهایی      3-بر اساس واحدهای اجرایی انجام پروژه

 

 

مدیریت زمان پروژه

مجموعه فرآیندهای مورد نیاز اطمینان از تکمیل پروژه در مدت زمان مصوب می باشد.

 

 

فرآیندهای مدیریت زمان در فاز برنامه ریزی

الف- تعریف فعالیت  ب- توالی فعالیت  ج- برنامه ریزی منابع کاری  د- برآورد مدت زمان فعالیت 

ه- تهیه زمان بندی

دلایل وابستگی فعالیت ها

1-وابستگی الزامی : یعنی رابطه دو فعالیت به گونه ایست که شروع یکی ازآنها قبل از خاتمه دیگریست.

2-وابستگی ترجیحی : یعنی وابستگی های بسته به صلاحدید ، که توسط مدیریت پروژه تعریف می گردند ، یا به دلیل محدودیت منابع اعمال می شوند.

 

 

روشهای مختلف تهیه برنامه زمان بندی در برنامه ریزی و کنترل پروژه

1-روش مسیر بحرانی  CPM   ( نمودار گانت و نمودار مایلستون )

2-روش شبکه های پیش نیازی  PN

3-روش ارزیابی و بازنگری پروژه ها  PERT

4-روش گرافیکی ارزیابی و بازنگری پروژه ها GERT

کوتاه کردن برنامه زمان بندی

 کاهش زمان انجام فعالیتهای روی مسیر بحرانی :

الف- تسریع در زمان انجام فعالیتها ( crashing ) : کوتاه کردن زمان فعالیت بحرانی از طریق افزایش زمان صرف شده در انجام آن و یا افزایش تعداد منابع مصروف آن.

 

ب- اقدام سریع ( fast tracking ) : انجام فعالیتهای متوالی به صورت موازی یا همپوشانی.

 

 

کنترل زمان بندی

الف- ارزیابی عملکرد

ب- تصمیم گیری برای آن دسته از انحرافاتی که با انجام اقدامات اصلاحی می بایست برطرف شوند.

ج- اقدامات اصلاحی تنها بر روی فعالیت های بحرانی و نیمه بحرانی

اقدامات اصلاحی

مطابقت هرچه بیشتر فعالیتهای اجرایی با زمان بندی پروژه ، خروجی فرآیندهای کنترلی است.

اغلب شامل تسریع در انجام امور می شود تا این اطمینان حاصل شود که فعالیتها مطابق زمان بندی در زمان تخصیصی و یا با کمترین تاخیر ممکن تکمیل می شوند.

انجام اقدامات اصلاحی به عنوان پیامد تجزیه و تحلیل انحرافات زمان بندی ، به صورت متناوب و دوره یی ضروری می باشد.

مدیریت هزینه پروژه

مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از تکمیل پروژه مطابق بودجه مصوب می باشد.

شامل برنامه ریزی منابع ، برآورد هزینه ، بودجه بندی هزینه و کنترل هزینه می باشد.

 

 

مبنای هزینه یی پروژه ( Cost Baseline ) در برنامه ریزی و کنترل پروژه

این مبنا معیار تخصیص بودجه ، به فعالیتهای پروژه بر حسب فازهای زمانی آن می باشد. با استفاده از آن ، امکان اندازه گیری پیشرفت و ارزیابی عملکرد هزینه پروژه در دوره های مختلف امکان پدیر می گردد. حاصل جمع هزینه های برآورد شده در هر دوره زمانی ، آن را تشکیل می دهد و عموما به صورت یک نمودار S نمایش داده می شود.

 

تسطیح منابع

یکی از تکنیک های کاربردی در مدیریت پروژه تسطیح منابع است.

مدیران پروژه، برای اجرای بهینه فعالیت های یک پروژه نیاز است که از منابع خود استفاده کرده و
مطابق با آن ها برنامه ریزی های لازم را ایجاد نمایند.

دلایل :    1-استفاده بهینه از منابع     2-محدودیت منابع

روش تسطیح :

1-استفاده از شناوری فعالیتهای غیر بحرانی بدون افزایش زمان اجرای پروژه

2-افزایش زمان اجرای پروژه

 

استفاده از شناوری فعالیت ها برای تسطیح منابع

1-با حفظ مدت زمان اجرای فعالیت ، تاریخ شروع آن را دیرتر از زودترین تاریخ ممکن برای شروع فعالیت قرار می دهند.

2-تاریخ شروع فعالیت را همان زودترین تاریخ ممکن برای شروع فعالیت قرار می دهند ، اما مدت زمان اجرای فعالیت را افزایش می دهند.

3-تغییر دادن هر دو تاریخ شروع و مدت زمان اجرای فعالیت .

4-به جای اجرای فعالیت به صورت مداوم ، در صورت امکان آن را به صورت منقطع انجام می دهند.

 هزینه های پروژه در برنامه ریزی و کنترل پروژه

الف- هزین های مستقیم : هزینه هایی که مستقیما صرف منابع لازم جهت اجرای فعالیتهای پروژه می شود.

ب- هزینه های غیر مستقیم : هزینه هایی که در اجرای پروژه صرف می شود. ( هزینه های بالاسری )

موازنه هزینه و زمان

 

 

کنترل پروژه

ا- بررسی پیشرفت های پروژه : پیشرفت زمانی ، پیشرفت ریالی ، پیشرفت فیزیکی

 

 

2-کنترل پروژه بر مبنای ارزش کسب شده